Экспертиза ценности документов

Определение ценности и сроков хранения – основная задача, которая стоит перед руководством организации.Услуга экспертиза ценности может проводиться в делопроизводстве и архиве – наши услуги пригодятся как в первом, так и во втором случае. Имеющийся комплекс документов затрагивает всю структуру организации – никаких исключений, чтобы потом не пришлось говорить о частично выполненной работе. Проведение работ в обязательном порядке должно отвечать всем требованиям, иначе задуманное будет сложно реализовать без недочетов.

Содержание:

• Виды
• Стоимость проведения
• Когда и кому обязательно проводить экспертизу ценности документов?
• Основные этапы работы
• Создание экспертной комиссии
• Проверка состояния документов по описям
• Составление номенклатуры дел
• Сортировка документов в результате экспертизы – уничтожение или хранение
• Почему стоит обратиться в нашу компанию?

Виды

Делопроизводство

Подробнее...

Архив

Подробнее...

Стоимость проведения

Важно учитывать, что стоимость экспертизы ценности документов зависит от количества предоставленных объектов, а также от особенностей конкретного заказа. Оправданные цены формирует ООО «Фирма «АРТ», которая ориентируется на интересы клиентов.

Оставьте заявку сейчас и получите выгодное предложение

Как мы работаем?

Заявка или звонок

Встреча

Составление сметы

Проведение работ

Оплата

Довольный клиент

Проведение обязательно для многих организаций и физических лиц, хранящих личные документы.

Процедуру заказывают в таких случаях:

• необходимость отбора ценных документов на государственное хранение, а также определение их профиля;
• выяснение сроков нахождения документации в архиве;
• опись дел постоянного и временного хранения;
• заключение на номенклатуры, описи и прием;
• составление актов уничтожения документации;
• замена утраченных дел идентичными.

Основные этапы

Проводится подготовка и формирование документов, их изучение, удаление дубликатов и черновиков, проверку дел, разделение на группы в зависимости от сроков хранения, составление соответствующих заключений и заверение подписью руководителя. Заказать эти услуги можно в ООО «Фирма «АРТ», в штате которой только опытные и высококвалифицированные специалисты.

Создание комиссии экспертов

Создание комиссии. Экспертизу осуществляет отдельная комиссия, в состав которой входят представители заказчика (архивариусы, деловоды, сотрудники библиотеки или технического архива), а также специалисты нашей компании.

Председателем такой комиссии назначается представитель руководства фирмы или организации, организовывающий и контролирующий делопроизводство. В составе этого органа должно быть нечетное число членов,целью являесть принятие решения, принимаются простым большинством, заседания назначаются с периодичностью не реже, чем два раза в год по заранее согласованному плану.

Проверка состояния документов по описям

Проверка состояния документов по описям. Проводится сверка реквизитов каждого документа с их информативным наполнением, визуально определяется физическое состояние бумаг, полученные данные вносятся в проверочный лист.

Эта процедура проводится не реже, чем один раз в 5 лет. В то же время при необходимости, когда нужно массово переместить дела в другое здание или помещение, а также в случае смены руководителя проводятся внеочередные проверки. При этом не допускается вносить в опись неучтенных источников информации или делать какие-либо исправления и пометки в бумагах.

Составление номенклатуры дел

Составление номенклатуры дел – организационного документа, в котором указывается перечень заголовков документов, внутренний индекс, срок хранения, количество и прочие реквизиты. В дальнейшем номенклатура дел заверяется подписью лиц, ответственных за хранение документации.

В ходе этой работы выполняются следующие мероприятия:

• правильное оформление заголовков, отражающих основное содержание и структуру соответствующей информации;
• определение статуса переходящих или подлежащих списанию и уничтожению бумаг;
• формирование томов для хранения длительный срок или не более 3 лет с передачей их в архив учреждения.

Сортировка по итогам – уничтожение или хранение

Сортировка документов в результате экспертизы. В зависимости от состояния, степени важности и сроков хранения, документы разделяют на две категории – для длительного хранения и уничтожения. По результатам работы составляется отчет, в котором приводится актуальный перечень содержимого архива.

Далее процедура выглядит следующим образом:

• составляется акт на уничтожение тех документов, что имеют истекший срок хранения и не представляют особой ценности для предприятия;
• акт в обязательном порядке согласовывается с комиссией, по результатам заседания которой составляется протокол;
• этот документ утверждается руководителем организации, и только затем определяется порядок уничтожения бумаг.

Почему стоит обратиться в нашу компанию?

Без экспертизы уничтожение документов запрещено. В ООО «Фирма «АРТ» разработана специальная схема с разделением требуемых работ на этапы, что позволяет добиваться поистине впечатляющих результатов – все наши сотрудники оперативно справляются с поставленными целями, в чем и нуждается любой заказчик. Правильная организация процесса необходима для того, чтобы передача сведений в муниципальный или государственный архив прошла без каких-либо проблем.

Всё еще храните горы документов и думаете над дальнейшим расширением помещений для их размещения? Пора прекратить заниматься нецелесообразным растрачиванием времени и финансовых средств – «Фирма «АРТ» поможет в этом без существенного удара по бюджету!