Составление описи дел

По итогу проведенных работ получают архивный справочник, представляющий собой список всех единиц, находящихся на хранении. Иными словами, это как привычный всем учет, так и раскрытие определенного количества содержания имеющейся документации. Лицевые счета, личные дела, трудовые книжки, ведомости о зарплате и многое другое – трудно представить такую организацию, в которой бы отказывались от всех этих документов.

Стоимость

Как мы работаем?

Заявка или звонок

Встреча

Составление сметы

Проведение работ

Оплата

Довольный клиент

Содержание:

• Виды описей дел
• Стоимость наших работ
• Как мы работаем
• Обязательные элементы описи
• Требования к составлению
• Оформление описей
• Согласование описей на заседании экспертной комиссии
• Видео по теме
• Наши клиенты о нас
• Что ещё стоит знать и какие услуги будут полезны

Виды описей дел

Постоянного хранения

Подробнее у консультанта

По личному составу

Подробнее у консультанта

Временных (свыше 10 лет) сроков хранения

Подробнее у консультанта

Опись электронных документов постоянного хранения

Подробнее у консультанта

Опись электронных документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения

Подробнее у консультанта

Документов, характерных только для данной организации

Подробнее у консультанта

Обязательные элементы

Опись позволяет систематизировать всю имеющуюся документацию, что становится бесценной возможностью для достижения максимально эффективной деятельности, когда не приходится отвлекаться на работу с различной информацией. Опыт и знания играют в этом не последнюю роль, так как без них невозможно организовать «работающую» опись, скорее ее подобие, когда вопрос закрывает в духе «и так сойдет». Поскольку речь идет о комплектовании архива, то будут не слишком понятны сознательные действия руководства, направленные на ведение деятельности сомнительного качества.

В описательной статье содержатся следующие данные:

Требования к составлению

Порядок формирования:

• каждый заголовок дела, вносимый в опись, должен строго соответствовать принятой номенклатуре;
• далее документам присваивается индивидуальный порядковый номер в соответствии с выбранной методикой систематизации архива (валовый тип по годам или тематический);
• если встречаются одинаковые заголовки, то по последней дате вписывается наименование, а затем документы располагаются в порядке очередности с надписью «то же»;
• в том случае, когда нужно сделать ссылку на особое состояние дела или факт передачи его в другой отдел, то эта информация заносится в «примечания».

Оформление описей

Данная процедура предусматривает соблюдение следующих правил:

• в конце каждого готового документа размещается итоговая информация, касающаяся количества документов, первого и последнего номеров, особенности выбранной нумерации;
• подписывается опись дел лицом, что ее составило, а утверждается руководителем подразделения или предприятия;
• условия и сроки хранения зависят от требований законодательства и вида документов и могут быть долговременными или постоянными.

Согласование на заседании экспертной комиссии

В любой организации или на предприятии приказом руководителя создается такой совещательный орган, как экспертная комиссия. На ее заседаниях осуществляется процедура, завершающая такой обязательный процесс, как составление описи дел. Этот итоговый документ по окончании отчетного периода (как правило, в начале нового года) согласовывается для окончательного утверждения директором фирмы и направления первого экземпляра в государственный архив. Последующие экземпляры остаются на предприятии.

Видео по теме

Наши клиенты о нас

Что ещё стоит знать и какие услуги будут полезны

Архивная обработка документов

Организация работы с архивными документами

Брошюровка документов

Переплет документов

Нормативная база

Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ "Об архивном деле Российской Федерации"

Приказ Росархива от 13.02.2002 №16 "Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации"

Приказ Росархива от 11.02.1997 №11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации"

Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ "О персональных данных"

Федеральный закон от 08.08.2001 №128-ФЗ

Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 №558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"