Списание документов с истекшим сроком хранения

Большое количество документов приводит к тому, что у любой организации имеется приличное количество дел с различными сроками хранения, которые необходимо грамотно рассортировывать, чтобы избежать заминок через некоторое время. При этом часто задается один вопрос: когда можно их уничтожать?

Чтобы ответить на представленный выше вопрос, необходимо подготовить акт, который позволит принять подкрепленное фактами решение. Окончательное разрешение на это дает руководитель предприятия, подписывая соответствующий приказ (где также определяется экспертная комиссия).

Цены на услуги

*Цены указаны без НДС. НДС по ставке 20% будет начислен дополнительно.

Оставьте заявку сейчас и получите выгодное предложение

Как мы работаем?

Заявка или звонок

Встреча

Составление сметы

Проведение работ

Оплата

Довольный клиент

Акт об уничтожении

• Коммерческие организации могут составлять акты об уничтожении тех или иных документов в любой форме. Официально утвержденного порядка для таких случаев не существует.
• Государственные организации, структуры, и органы местного самоуправления могут руководствоваться инструкциями для федеральных органов исполнительной власти, изложенными в приказе Росархива, изданном в 2009 году.
• Законное оформление при уничтожении документации происходит путем ее передачи предприятиям, непосредственно перерабатывающим вторсырье, либо компаниям, занимающимся его сбором для последующей утилизации.

Когда необходимо проводить?

Проводится в таких случаях:

• для экономии площади, занимаемой архивом;
• при систематизации и для упрощения поиска;
• для сохранения секретных данных, указанных в делах и в других целях.

Процесс предусматривает проведение экспертной оценки ценности, при которой комиссия отбирает, систематизирует, оформляет дела, списывает и архивирует их. После этого составляется акт на списание, он утверждается в государственном архиве и происходит фактическое уничтожение бумаг.

Порядок

• Занимается созданная в организации экспертная комиссия. Обычно она состоит из профильных специалистов и руководителей направлений.
• Это - основной предмет работы комиссии. Она определяет степень ценности тех или иных документов. Если они ценности не представляют, а сроки ее хранения истекли в соответствии с требованиями действующего законодательства, ее списывают.
• Файлы могут содержать коммерческую или государственную тайну, а также личные данные персонала, их уничтожают. Для этой цели экспертная комиссия составляет соответствующий акт.

Сроки хранения

Нормативно-правовое регулирование

• Большинство случаев регулируется федеральным законом от 2004 года об архивном деле в РФ.
• Сотрудники архивов в организациях руководствуются соответствующим решением Росархива от 200 года.
• Приказ Министерства культуры Российской Федерации, изданный в 2010 году, регулирует правила для госорганов и органов местного самоуправления.

Способы

• Это – только один из существующих способов уничтожения данных.
• Некоторые материалы могут быть сожжены. О таком сожжении в акте делают соответствующую пометку.
• Еще один способ - измельчение в шредере. Если содержатся конфиденциальные данные, их измельчают на более мелкие фрагменты.

Нормативная база

Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ "Об архивном деле Российской Федерации"

Приказ Росархива от 13.02.2002 №16 "Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации"

Приказ Росархива от 11.02.1997 №11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации"

Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ "О персональных данных"

Федеральный закон от 08.08.2001 №128-ФЗ

Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 №558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"