ООО "Фирма АРТ" более 10 лет
Архивариусы и переплетчики с опытом работы не менее 15 лет!
Наши эксперты входят в состав международных экспертных групп

Списание документов с истекшим сроком хранения

14img

Большое количество документов приводит к тому, что у любой организации имеется приличное количество дел с различными сроками хранения, которые необходимо грамотно рассортировывать, чтобы избежать заминок через некоторое время. При этом часто задается один вопрос: когда можно их уничтожать?

Чтобы ответить на представленный выше вопрос, необходимо подготовить акт, который позволит принять подкрепленное фактами решение. Окончательное разрешение на это дает руководитель предприятия, подписывая соответствующий приказ (где также определяется экспертная комиссия).

Цены на услуги

Упорядочение документов организации с составлением описи дел долговременного срока хранения

дело

 

 

850 – 890 руб.

 

 

Систематизация документов организации

 

дело

46 руб.

Составление реестра на конкурсную документацию, договоры, карточки и другие виды документов

дело

97 руб.

Упорядочение документов организации с составлением акта о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения

услуга до ста дел

 

дело

15 000 руб.

 

 

130 руб.

Организация вывоза и экспедирование документов организации с последующим уничтожением

 

услуга

 

2 800 – 2 900 руб.

- Погрузочно-разгрузочные работы, экспедирование и вывоз документов на утилизацию без проведения экспертизы ценности документов

 

не более одной тысячи кг

 

15 000 руб.

 

Оставьте заявку сейчас и получите выгодное предложение

Заявка или звонок

Встреча

Составление сметы

Проведение работ

Оплата

Довольный клиент

Акт об уничтожении

  • Коммерческие организации могут составлять акты об уничтожении тех или иных документов в любой форме. Официально утвержденного порядка для таких случаев не существует.
  • Государственные организации, структуры, и органы местного самоуправления могут руководствоваться инструкциями для федеральных органов исполнительной власти, изложенными в приказе Росархива, изданном в 2009 году.
  • Законное оформление при уничтожении документации происходит путем ее передачи предприятиям, непосредственно перерабатывающим вторсырье, либо компаниям, занимающимся его сбором для последующей утилизации.
15img

Когда необходимо проводить?

13img

Проводится в таких случаях:

  • для экономии площади, занимаемой архивом;
  • при систематизации и для упрощения поиска;
  • для сохранения секретных данных, указанных в делах и в других целях.

Процесс предусматривает проведение экспертной оценки ценности, при которой комиссия отбирает, систематизирует, оформляет дела, списывает и архивирует их. После этого составляется акт на списание, он утверждается в государственном архиве и происходит фактическое уничтожение бумаг.

Порядок

  • Занимается созданная в организации экспертная комиссия. Обычно она состоит из профильных специалистов и руководителей направлений.
  • Это - основной предмет работы комиссии. Она определяет степень ценности тех или иных документов. Если они ценности не представляют, а сроки ее хранения истекли в соответствии с требованиями действующего законодательства, ее списывают.
  • Файлы могут содержать коммерческую или государственную тайну, а также личные данные персонала, их уничтожают. Для этой цели экспертная комиссия составляет соответствующий акт.

Сроки хранения

Наименование документа

Срок хранения

Коллективные договоры

Постоянно

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

5 лет (при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет)

(акты, сообщения, информации, докладные, служебные записки, справки, переписка) о соблюдении дисциплины труда

3 года

(положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, карты аттестации рабочих мест) об аттестации рабочих мест по условиям труда

45 лет (при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет)

(программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности

5 лет

Журналы, книги учета: А) профилактических работ по технике безопасности; 10 лет Б) инструктажа по технике безопасности;

В) проведения аттестации по технике безопасности

10 лет

5 лет

Сведения о составе работников, замещающих государственные должности, по полу, возрасту, образованию, стажу работы за год

Постоянно

Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, листки по учету кадров, аттестационные листы и др.): А) руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания;

Б) других работников

75 лет

Постоянно

Трудовые договоры и соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел

75 лет

Личные карточки работников, в том числе временных

75 лет

Подлинные личные (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребования

(невостребованные — 75 лет)

Командировочные удостоверения

5 лет после возвращения из командировки (для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности, — 75 лет)

Переписка об оформлении командировок

5 лет (для зарубежных командировок — 10 лет

Графики предоставления отпусков

1 год

Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы к ним

15 лет (на предприятиях с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда — 75 лет)

 

Нормативно-правовое регулирование

  • Большинство случаев регулируется федеральным законом от 2004 года об архивном деле в РФ.
  • Сотрудники архивов в организациях руководствуются соответствующим решением Росархива от 200 года.
  • Приказ Министерства культуры Российской Федерации, изданный в 2010 году, регулирует правила для госорганов и органов местного самоуправления.

Способы

  • Это – только один из существующих способов уничтожения данных.
  • Некоторые материалы могут быть сожжены. О таком сожжении в акте делают соответствующую пометку.
  • Еще один способ - измельчение в шредере. Если содержатся конфиденциальные данные, их измельчают на более мелкие фрагменты.


Остались вопросы

Звоните на по телефонам:

8 (495) 792-02-54
8 (495) 782-37-58

Заказать звонок