Как правильно организовать хранение приказов

Деятельность любого предприятия всегда сопровождается массой самой разной документации. Приказы занимают в ней важное место. Документы издаются представителями руководящего состава на основе единоначалия для организации рабочего процесса, структуризации задач и рационального их решения. При хранении приказов обязательно должны соблюдаться определённые правила, установленные законодательно. Несоблюдение может привести к неприятным последствиям, в том числе и к административной ответственности.

В процессе организации хранения важно создать номенклатуру дел, то есть поделить приказы по категориям и расположить в определённом порядке, предварительно пронумеровав. Если компания крупная, то обязательно стоит сделать деление по отделам. Конечно, всё это требует времени и внимательности. Но всё это с лихвой компенсируется в дальнейшем. Всю пользу грамотной организации понимают в процессе работы, когда возникает необходимость поиска того или иного приказа. Система позволяет быстро найти всё, что необходимо, не затратив при этом массу времени.

Как и при архивации любых документов, в случае с приказами важное значение будут иметь сроки хранения. Они отличаются в зависимости от содержания документов. Например, приказы, касающиеся личного состава (об увольнении, приеме на работу, повышении, длительной командировке, переводе в другое подразделение и т.д.) имеют длительный срок, то есть в течение 75 лет делать с ними ничего нельзя. Если речь идет о приказах, содержащих информацию по оперативной деятельности фирмы (очередной отпуск, направление на учебу и т.п.), то их относят к категории временных и хранят не более 10 лет. Постоянно хранятся приказы, касающиеся непосредственно основной деятельности фирмы.