Архивирование документов — что это?

Для обеспечения целостности и сохранности важной информации, официальных бумаг, для их безопасного содержания используют архивацию документов, при помощи которой бумаги можно распределить по сроку хранения. Каждая уважающая себя компания, организация должна выполнять архивирование, которое позволит организовать содержание бумаг в соответствии с установленными нашим законодательством требованиями.

Грамотная архивация также позволит предельно быстро получить необходимую информацию, ведь бумаги будут систематизированы и храниться в определенном порядке. Основой задачей архивирования остается оказание помощи руководству компании, ее персоналу.

Архивация производится в несколько последовательных этапов, что дает возможность выполнить работу быстро и качественно:

  1. Начинающим процессом является подготовка, а именно анализ всей документации, которой владеет компания.

  2. Далее следует осуществить сортировку бумаг, после чего можно удалить документы, черновые варианты, не несущие никакой ценности и не владеющие важной, официальной информацией. Они, естественно, хранению не подлежат.

  3. Выполняют процесс систематизации, который дает возможность сортировать дела по определенным критериям, что позволит в будущем быстро найти нужную информацию по установленным параметрам. Данные бумаги следует прошить и дополнить печатью.

  4. Специалист должен провести опись. К каждому делу следует прикрепить лист, где указывается полный перечень присутствующих бумаг, а также срок их хранения в архиве.

  5. Завершающим этапом является каталогизация. Все дела следует сортировать по типу в месте их сохранения.

Выполняя столь простые правила, вы всегда сможете организовать полный порядок в документообороте вашей компании.

 

Остались вопросы

Остались вопросы?

Звоните на по телефонам:

8 (495) 792-02-54
8 (495) 782-37-58

Заказать звонок

Или воспользуйтесь формой обратной связи и наш специалист свяжется с вами в течение 10 минут!