Какие документы обычно не хранят работодатели

В каждом предприятии ежегодно скапливается масса документации, которая частично отправляется в архив, а определенное ее количество попросту уничтожается за «ненадобностью». Такая ситуация возникает потому, что большинство руководителей не обращают внимания на документы, по которым отсутствует строгая отчетность и законодательно не определены условия их систематизации и архивирования.

В основном это касается документирования управленческих решений, таких как различного рода распоряжения, разрабатываемые положения внутреннего характера, переписка с юридическими и физическими лицами и пр. В результате все, что не касается трудовых книжек, ведомостей по начислению зарплаты, приказов по кадрам и трудовых договоров (включая гражданско-правового характера), часто из-за отсутствия должного внимания лиц, ответственных за подготовку и накопление такой информации, безвозвратно утрачивается.

В то же время нередки случаи, когда у фирмы возникают спорные моменты с партнерами, уволенными сотрудниками, органами государственного контроля. Часто в таких ситуациях требуется соответствующее подтверждение правильности действий руководителя, оспариваемых в судебном порядке вследствие отсутствия положительного решения по претензии. Но доказать правоту без наличия требуемого документа, составленного два-три года назад, и уже утерянного персоналом или уничтоженного, как «несущественного», будет очень сложно. На это потребуется время, поиск свидетелей, восстановление документа (если это возможно) по другим источникам и в итоге можно получить штрафы и взыскания от соответствующих инспекций за нарушение законодательства. Особенно это касается условий приема на работу, безопасности труда при организации технологического процесса, вопросов восстановления сведений о трудовом стаже и пр.

Для предупреждения возникновения такой ситуации единственно правильным выходом является введение на каждом предприятии или в организации такой системы, что предусматривает обязательное упорядочение документов в конце каждого отчетного периода. В случае отсутствия знаний и навыков у руководителей подразделений, обязанных контролировать этот процесс, лучше всего воспользоваться услугами специализированных фирм, основной деятельностью которых является систематизация документации с последующим размещением ее в архиве.

Так, за 10 лет работы на этом особенном рынке сотрудники нашей компании приобрели ценный опыт в осуществлении таких работ. Это разработка номенклатуры дел, проведение анализа их содержания и отнесения к спискам документов, хранение которых не оговорено в законе, но является обязательным по ряду причин. Например, при формировании штата сотрудников фирма привлекала в начале своей деятельности иностранных работников, сведения о которых обязана была подавать в налоговую инспекцию и Пенсионный фонд. Через некоторое время после увольнения такой работник обращается к руководству фирмы с требованием о предоставлении соответствующей информации путем выдачи справки о выплаченной зарплате и начисленных налогах. Поскольку руководство предприятия не посчитало нужным хранить такие сведения, бывший сотрудник обращается в соответствующие инстанции, которые приходят с проверками. В результате – штрафы и другие санкции.

Нередко из-за отсутствия должного контроля со стороны планово-финансовой службы или другого подразделения, выполняющего задачи по реализации трудовой политики предприятия, в списках документов, не подлежащих хранению, могут оказаться следующие важные положения или распоряжения:

• утвержденные соответствующим образом графики сменности;
• порядок и условия проведения аттестации должностей и разрядов;
• перечень, содержащий наименование должностей, для которых выполнение обязанностей предусмотрено при условии ненормированного рабочего дня;
• порядок начисления и выплат вознаграждения за работу в праздничные и выходные дни;
• положения, содержащие утверждение определенных норм организации труда;
• документы, являющиеся основанием для проведения переподготовки, повышения квалификации персонала;
• списки штатного персонала по годам;
• отчеты о движении сотрудников;
• разнообразные акты о нарушениях трудовой дисциплины;
• выдаваемые по требованию сотрудника справки о назначении на ту или иную должность;
• информация о квотировании рабочих мест для людей с ограниченными возможностями;
• переписка с претендентами на объявленные вакансии;
• информация о привлечении иностранных работников на основании существующих квот;
• планы и рабочие схемы совершенствования системы организации труда (в том числе положения по вопросам, касающимся оснований для проведения сокращения штатов или расширения списка должностей);
• заявления, оригиналы докладных и протоколов, составленных комиссией по вопросам нарушения трудовой дисциплины;
• расчеты, анализ условий пересмотра тарифных ставок, должностных окладов, показателей премирования и пр.;
• акты, протоколы, справки и другие документы, содержащие в себе информацию о начислении соответствующего трудового стажа и о размерах начисленного вознаграждения за определенный период;
• предписания контролирующих органов и акты, касающиеся устранения выявленных недостатков по охране труда и технике безопасности.

По каждому из указанных документов существуют определенные сроки хранения, установить которые помогут наши специалисты при оказании услуг соответствующего характера. Так, принятие решения, предполагающего списание документов с истекшим сроком хранения, следует осуществлять только после того, как из предполагаемого списка на уничтожение будет вычленена вся информация, имеющая значение для работодателя и персонала. Это, в свою очередь, можно сделать только после тщательно проведенного процесса систематизации каждого документа по степени его важности.