Документы, не подлежащие уничтожению

Для определенного типа документов, хранящихся на любом предприятии или в организации, существуют особые правила, регламентированные законодательством. В частности, существует перечень типовых документов управленческого характера, которые не подлежат уничтожению и должны сберегаться постоянно. При этом условия для такого длительного хранения создаются в соответствии с требованиями ведения архивного дела.

Так, к обязательной информации, что должна храниться на постоянной основе в соответствии с Трудовым кодексом, относятся следующие ее виды:

• копии всех документов, являющихся необходимыми при принятии решения о приеме сотрудника на работу;
• трудовые договора как постоянного, так и временного характера;
• договора о полной материальной ответственности за сохранность товаров, технических и денежных средств, находящихся в распоряжении определенного должностного лица;
• оригиналы приказов о принятии и увольнению сотрудников, перемещении их на другую должность и т.п.;
• штатные расписания с изменениями и дополнениями;
• графики предоставления отпусков.

Этим и прочим документам трудового и имущественно-хозяйственного характера создаются особые условия хранения для исключения воздействия на их состояние повышенной влажности и других негативных факторов. При этом если отсутствуют законодательно обусловленные требования о важности этой информации для государственных фондов, то предприятие организовывает систему ее архивного хранения на постоянной основе самостоятельно. При этом не имеет значения, какой носитель информации был использован – бумажный или электронный, для всех типов принимаются одни правила.

Для того чтобы установить, какая именно информация должна сохраняться постоянно (без определения срока давности), в каждой организации или фирме должна создаваться экспертная комиссия, проводящая упорядочивание документов по завершению отчетного периода. Эта процедура требует знания всех законодательных требований и максимально ответственного отношения к делу. Если руководитель фирмы не в состоянии обеспечить квалифицированного подхода к организации такой экспертизы, то лучше всего обратиться в нашу специализированную компанию. Более чем 10 летний опыт ведения архивных дел и систематизации всей имеющейся на предприятиях информации, позволяет нам в короткие сроки производить сортировку документов по степени их ценности.

Осуществляя анализ и определение сроков хранения накопленной за определенный период в подразделениях фирмы информации, следует также с особым вниманием относиться к категории документа. Так, например, различные справки, протоколы, заявления, служебные записки, касающиеся разрешения того или иного конфликта в сфере трудовых отношений, могут храниться не более 5 лет. Личные дела и персональные карточки сотрудников предприятия хранятся не менее 75 лет, а вот руководителей компаний и организаций – постоянно.

После наступления даты, следующей за конечным числом месяца и года, определенной требованиями обязательного перечня, можно приступать к уничтожению соответствующих официальных деловых бумаг, утративших актуальность. В то же время процедура, предусматривающая списание документов с истекшим сроком хранения, должна проводиться с соблюдением всех положений, касающихся организации архивного дела. Составляются акты о выделении из архива и уничтожении соответствующих документов, утративших ценность, а в некоторых случаях, выписывается и накладная (при передаче уничтожаемых бумаг сторонней организации).