Минимальный срок хранения первичной документации

Действующее законодательство предусматривает существование в бухгалтерии предприятий так называемых оправдательных документов. На их основании ведется бухгалтерский учет, ведется расчет сумм подлежащих к уплате налогов.

Будучи первичной учетной документацией, такие бумаги подлежат длительному хранению. Нередко, эти документы занимают внушительные площади в офисах компаний. Ведь существующие законодательные нормы предписывают их хранение в течение, по меньшей мере, пяти лет.

Для типовых документов есть Перечень, в котором указан конкретный срок хранения для каждого вида документации. Этот период исчисляется с начала следующего года после даты составления каждого отдельно взятого документа.

Законы РФ и постановления местных органов власти нужно хранить до тех пор, пока в них не отпадет надобность – то есть, пока их не отменят, либо внесут соответствующие изменения. Такое положение действительно для всех государственных организаций, а также органов местного самоуправления. Аналогичный порядок хранения указан и для проектов законов и различных нормативных актов.

Следует также обратить внимание на тот факт, что в большинстве случаев, частные компании не обязаны хранить никакие документы вечно. Если только у них не заключено соответствующее соглашение с государственными или муниципальными органами, в котором процесс хранения документации является предметом договора. В остальных случаях, сохранение документации без указания сроков является прерогативой органов власти. Исключением также являются АО, о чем будет упомянуто ниже.

Продление срока хранения того или иного документа сверх указанных в Перечне сроков – не обязанность, а право любого руководителя. Такие решения касаются учетной политики компании, а также специфики ее деятельности.

Если же речь идет о налоговых декларациях, а также о тех видах документов, которые используются для расчета уплачиваемых налогов, то для них существует отдельный порядок хранения. Его сроки составляют десять, пять лет и один год для годовых, квартальных и месячных деклараций соответственно. Но в том случае, когда у предприятия отсутствует квартальная форма отчетности как таковая, правило пятилетнего хранения распространяется и на месячные декларации.

Хотя законодательство со всей определенностью не устанавливает сроки документов, необходимых для исчисления налогов, следует ориентироваться на соответствующий пункт Налогового кодекса, предписывающий хранить их, по меньшей мере, четыре года. Во избежание недоразумений с налоговыми органами. К такой документации относится весь бухгалтерский и налоговый учет, а также те виды документов, которые подтверждают факты уплаты налогов, получение доходов и осуществление расходов.

В разъяснении Минфина РФ по этому поводу говорится, что четырехлетний срок хранения следует начинать исчислять сразу же после того, как завершился тот налоговый или отчетный период, в котором конкретный документ был использован для проведения расчетов, либо для составления отчетности.

Разумеется, все это огромное разнообразие и количество документов, подлежащих хранению, было бы тяжело содержать в порядке, если бы не архивно-переплетные машины. Они устанавливаются на специальных столах, а стопу документов фиксируют тисками. С помощью такой машины, можно самостоятельно определить, сколько отверстий должно быть на листе, и какое между ними будет расстояние. Эта функция регулируется с помощью специальной линейки. Такие машины бывают ручными, но в случае, когда речь идет о больших объемах документации, лучше применять электрические.

Архивные работы могут проводиться предприятием или организацией самостоятельно, но зачем вам лишний штат сотрудников? В таких случаях, целесообразно применять аутсорсинг. В ООО «Фирма «АРТ» вам недорого окажут все виды архивных услуг.

Говоря об установленном порядке, в котором следует хранить важные документы, нельзя не упомянуть и акционерные общества. Годовые отчеты бухгалтерии здесь должны храниться до тех пор, пока АО существует. На этот счет, выпущено соответствующее постановление ФКЦБ. Кроме того, акционерные общества обязаны хранить постоянно все документы, касающиеся их создания, имевших место реорганизаций, заключений ревизионных комиссий, протоколов проведения общих собраний, решений о выпусках ценных бумаг, свидетельства о государственной регистрации, а также ряд других.

Сохранить все перечисленные документы для АО – не простая формальность. Когда акционерное общество будут ликвидировать, все документы постоянного хранения нужно будет продолжать сохранять в архиве. Как это сделать, если общества больше нет? Есть два варианта. В одном из них, заключается договор с Госархивом, и все документы сдаются на хранение в одно из его подразделений. В другом варианте, конкурсным управляющим, либо председателем ликвидационной комиссии самостоятельно определяется место такого хранения. В частности, может быть заключен договор с компанией, которая оказывает соответствующие архивные услуги.

Если АО реорганизуется, распавшись при этом на несколько обществ, то все документы постоянного хранения должны быть переданы одному из них.

В случае утраты подлежащих хранению документов, может наступить один или несколько видов ответственности сразу: налоговая, административная и уголовная. Налоговые штрафы составляют 5 и 15 тысяч рублей соответственно за утраченные документы одного или нескольких отчетных периодов. А также десять процентов штрафа дополнительно к сумме неуплаченного налога. За каждый утраченный документ по отдельности могут начислить штраф в размере 50 рублей, если он содержался в списке бумаг, которые нужно было представить налоговой инспекции по запросу. Административная ответственность – это штраф до 3000 рублей, уголовная – до одного года лишения свободы.