Составление описи документов: порядок и особенности

Законодательство требует от каждого предприятия хранить оригиналы документов даже при наличии электронного архива. Всем этим бумагам необходим учет и структуризация, поскольку их количество с каждым годом увеличивается, вплоть до того, что периодически документы из архива необходимо уничтожать, чтобы освободить место для новой переданной в архив документации. В большинстве фирм документацию всегда систематизируют, однако далеко не всегда составляют полноценную опись документации для того, чтобы передать ее на хранение в архив.

Составление описи документов – процесс довольно сложный, он представляет собой не только копирование заголовков документов вразброс. Эту процедуру строго контролируют государственные инстанции, особенно если речь идет об описи документов, касающихся персонала.

Опись документов – это основное справочное пособие в архивировании и делопроизводстве. Каждое дело, подвергнутое описи, получает индивидуальный номер. Перед тем, как составить опись, документы и дела располагают в определенном порядке, раздельно по группам, таким, как дела постоянного хранения, дела по личному составу и дела, срок хранения которых превышает 10 лет.

Порядок систематизации документов такой: сначала располагаются приказы и распоряжения, которые относятся к основной деятельности организации, а также постановления вышестоящих организаций. Далее следует располагать распорядительные документы фирмы – протоколы и приказы, затем планы и сметы, после них – отчеты и балансы. Все типы документов должны быть упорядочены и внутри собственной группы. Как правило, их располагают в хронологическом порядке, но допускается также систематизация по алфавиту или по значимости вопросов.

Отдельная опись составляется на дела, касающиеся личного состава учреждения.