Архив в компании: обработка документов, опись документов, хранение и уничтожение документов

Архивация документов жизненно необходима любой организации – от маленького магазина до крупного холдинга. Своевременная опись, сдача в архив и утилизация устаревшей документации согласно закону обеспечивает организованный и легкоуправляемый документооборот и гарантирует сохранение всей необходимой фирме информации и полное удовлетворение потребностей бизнеса.

Архив обеспечивает правильные условия хранения документации и поддержка ее сохранности; в нем создается инструментарий к архивным документам – учетный и справочный. Сам по себе порядок архивации оптимизирует использование хранящихся в нем документов и делает его максимально удобным.

Документы компании всегда хранятся в архиве независимо от ее формы собственности. Для каждого типа документа предусмотрен свой срок хранения, в течение которого организация обязана их сохранять и уведомлять о тех данных, которые в них зафиксированы, в архивную службу РФ.

В архивную службу также следует передавать некоторые документы после того, как завершится их срок хранения – это касается документов по личному составу, штатных расписаний, бухгалтерской отчетности и некоторой другой документации.

Процесс передачи документов в архив имеет свою структуру. Первый этап архивации – это экспертная оценка состояния всего архива на предприятии, далее осуществляется архивация документов по личному составу (с отчетностью в архивную службу РФ), а также документации с постоянным сроком хранения. После них составляется опись документов с ограниченным сроком хранения и принимается решение об архивации или списании документов в зависимости от того, истек ли их срок хранения.

Руководители компаний несут и гражданско-правовую, и уголовную ответственность за сохранность архивированных документов и порядок их передачи в архив.