Выгода использования услуг по архивированию документов от специалистов

Вне зависимости от того, какова организационно-правовая форма собственности у предприятия, какой у неё финансовый и документальный оборот, необходимость архивного хранения документации возникнет в любом случае. Законодательно прописано, что бухгалтерская, юридическая, учетная, текущая документация должна храниться и уничтожаться в соответствии с регламентами. Одни компании пытаются исполнять требование законов самостоятельно, другие доверяют всё специалистам профильных компаний. Как показывает практика, второй вариант оказывается более рациональным. Почему? Давайте разберёмся.

Для наглядности выделим несколько показательных проблем, с которыми сталкиваются компании при попытке организовать хранение документации самостоятельно.

Необходимость выделения площади для хранения и оборудование её специальными шкафами и сейфами. Если помещение компания арендует, то это становится затруднительно, к тому же объемы регулярно растут, соответственно, необходимость расширения тоже.

Наём сотрудника для работы с архивом. Такое расширение штата, влекущее за собой необходимость выплаты фиксированной зарплаты, отчислений в разные фонды и т.п. не для всех оказывается удобным и нужным. Особенно, если фирма небольшая.

Оборудование охранной и пожарной системами. Всё это прописано в правилах хранения документации и обязательно должно исполняться.

Регулярное отслеживание всех законодательных норм и приведение дел в соответствующее правилам состояние.

Так же стоит отметить, что могут возникнуть объективные трудности, связанные со спецификой работы компании. Как видим, проблем может возникнуть немало. Избежать их можно, если доверить хранение сторонней организации, которая гарантирует исполнение всех норм и правил хранения.