Систематизация документов в деле

Систематизацию документации определяют как важнейшую организационную процедуру документообеспечения любой компании или предприятия. Она имеет непосредственное отношение к созданию архивов, самых разных баз с данными, способствует систематизации и удобству использования необходимой информации управляющим составом и подчиненными сотрудниками в процессе деятельности фирмы. На деле систематизация представляет собой классификацию документации в отдельные комплексы («дела»), собранные на основе предметных признаков её содержания. Данный процесс довольно трудоемкий, требует аналитики и времени. Но его грамотная реализация в дальнейшем существенно упрощает поиск необходимого документа.

Ключевыми операциями при формировании дел являются:

- распределение документации по делам;

- расположение её в нужном месте внутри дела;

- создание обложки.

Особое внимание стоит уделить второму пункту. Дело состоит из документов, содержательная часть которых соответствует указанному на обложке заголовку. При оформлении обязательно указывают дату, ставят подпись, а так же отметку об исполнении. Здесь могут быть только подлинники или заверенные копии исполненных документов, черновики и документация, подлежащая возврату, сюда не помещается. Бумаги, имеющие временное и постоянное хранение, систематизируются отдельно. Внутри документы располагают в номерном порядке, либо по хронологии. Оформление может быть частичным или полным, в зависимости от определенных сроков хранения. Обложка должна быть оформлена по ГОСТу, т.е. содержать наименование организации, заголовок по номенклатуре, индексацию, срок хранения, либо дату начала и завершения.

Мы упомянули лишь ключевые требования. На самом же деле перечень достаточно объёмный.