Архивирование документов при закрытии представительства

Существующие сегодня правила и нормативы, регламентирующие процедуру архивирования документации при закрытии представительства, собраны в законе «Об архивных делах». Нормативный документ большой, содержит массу положений. В данной статье мы коснемся самых важных их них.

В случаях, когда предприятие ликвидирует своё представительство, все документы, содержащие сведения о кадровом составе, а так же те, которые относятся к группе с временным сроком хранения (до 10 лет) должны быть переданы ликвидационной комиссией компании-правоприемнику. Если таковой не имеется, то документы передаются вышестоящей организации. Стоит так же сказать, что при ликвидации фирмы процедура будет такой же. Если нет ни фирмы-приемника, ни организации, которая имеет все законные права на документацию, то весь объем передается в муниципальный архив. Законодательно на органы местного самоуправления возложена данная обязанность. При этом между комиссией и органом МСУ заключается соответствующий договор. Учитывая, что архивации может подвергнуться важная бухгалтерская и юридическая документация, это рационально обоснованное законное требование. Сроки хранения определяются актуальными на тот правилами.

Важный момент – подготовка к архивации. Все обязанности по упорядочиванию возлагаются на ликвидационную комиссию, то есть организация выполняет их за свой счёт. В частности, выполняется экспертиза ценности (постраничный осмотр дел), оформление (прошивка, нумерация, внутренняя опись и т.д.), опись дел. Учитывайте, что у государственных архивов, помимо общих правил, могут быть и дополнительные, поэтому стоит заранее их уточнить, чтобы ускорить процедуру передачи документов. Кроме того, если существуют документы, которые не подлежат обязательной передаче в архив, но имеют ценность и важность, то стоит позаботиться об их размещении в профессиональных архивохранилищах.